メールの受信トレイを整理する方法
こんにちは！熊本の整理収納アドバイザーユミです。
昨年、大失敗をしてしまいました。
重要なメールが来ていたのに、1ヶ月間も気づいていなかったんです。😭
今回のことで、モノの整理と同じくらい、いやモノの整理以上にメールなどのデジタルの整理も本当に大事だなと反省しました。
今後、同じ失敗をしないために、色々検討し、対策してみましたので、ご紹介していきたいと思います。
この記事は、こんな方におすすめです。
・整理が出来ていなくて、返信漏れなど失敗した経験がある
・メールが溜まっていて、チェックが追いつかない
・メールの整理の効率的な仕方が知りたい
・毎日大量に来るメルマガを止めたい
メールを整理して、大事なチャンスを逃さないように、気をつけていきたいと思います！
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もくじ
大事なメールを見落としてしまった
大事なメールは、お仕事のご依頼の内容でした。
しかも、私が、アドバイザーを始めてからずっと出来たらいいな～と憧れていたお仕事。
そんな、大事なメールを見落として、1ヶ月後に見つけるなんて…。
ショック～。
すぐに、お電話をしたところ、無事にお仕事を頂けることになりました。
（本当にありがとうございます）
今回は、お優しい担当者様のお陰で救われましたが、本当に失礼なことをしてしまったと猛反省です。
（整理収納アドバイザーとしてあるまじき失敗でした）
メールに気づけなかった原因は？
ところで、今回どうして失敗してしまったのか。
原因は、スマホに未読のメールがたくさん溜まっていたから。
メルマガ、お知らせ、ブログのバックアップの通知、ゆっぴーメール（警察からの不審者情報などが来ます）など、かなりの数が毎日来ますので、どんどん増える一方でした。
日頃から、ネットショップのメルマガなどは、配信停止したり、メールをみたら、その都度、削除するように気をつけていたつもりでした。
その時期は、忙しく、メールのチェックがおろそかになっていて、ものすごい数の未読メールが溜まっていて見逃してしまっていました。
こんな失敗が2度と起こらないよう、メール整理のルールを考えました。
メールがいっぱいにならないコツ
1 既読後すぐに、整理（必要or不要）
読んだら、すぐに判断。
２ 不要→配信停止
不要なメールは、ゴミ箱へ。
でもその前に配信停止します。
- ショッピングサイトからの広告メール
- 前に購読していたメルマガ
などは、1度ゴミ箱に捨てても、また頻繁に送られてきます。
都度都度、削除するのは手間が掛かり大変ですし、すぐに受信トレイがいっぱいになります。
そこで、度々送られてくる、不要なメールは、今後送ってこないように、ブロック設定してしまいましょう。
やり方は2通り
- 配信停止
- 迷惑メール報告
配信停止
メールの最後に、『配信停止はこちら』のリンクがありますので、クリックして停止手続きをします。
ほとんどが、クリック後、配信解除ボタンが表示されますので、それを押すだけで解除できます。
（メールアドレスの入力を求められる場合もありますので、メールの画面でメルアドをコピーしておくと楽です）
今後は、もう送って来なくなります。
配信停止が見当たらない
大手サイトや良心的なサイトなどは、『配信停止はこちら』などがメールにありますが、たまに配信停止が見当たらないときがあります。
その時は、『報告』から迷惑メール設定することで、受信トレイには入ってこなくなります。
（迷惑メールトレイに入ります。万が一必要だと思った時は、また戻すことも出来て、受信トレイに入ります）
『OK』をクリック
3 不要なメール→削除（またはゴミ箱）
配信停止をした後に、不要なメールを削除。
内容を確認してから消す場合は、メールを開いて読んでからゴミ箱をクリックで消せます。
ひとつひとつ消すと時間が掛かって面倒な場合は、まとめて消します。
一括でメールを削除する方法
①受信トレイ
消したいメールを、長押し
②チェックマークが付きます
③その後は、他のメールも軽く指で押すだけで選択できます。
消したいメールを選んだら、上のゴミ箱をクリック
その後、ゴミ箱へいって空にする。
4 必要なメール→アーカイブ
必要なメールは、とりあえずアーカイブへ
重要なメールには、星をつけておくと安心。
すぐに、フォルダ分けするのがベストですが、『フォルダ分けまでは、必要ないメール』も多いですよね。
『時間がない時』や『フォルダ分け面倒』な時も、ひとまずアーカイブしておきましょう。
受信箱トレイを空にすることが大事
受信トレイのメールは、いつも0にしておきたいものです。
5 必要に応じて→フォルダへ
- 大事なメール
- 保存が必要なメール
- 何度もやり取りする相手からのメールは、フォルダを作り振り分けておくと便利。
まとめ
私がやっている、メール整理の方法をご紹介しました。
よかったら、試してみて下さいね。
メール整理の手順
1 既読後すぐに、整理（必要？不要？）
2 不要→配信停止
3 不要なメール→削除（またはゴミ箱）
4 必要なメール→アーカイブ
5 必要に応じて→フォルダへ
とはいえ、フォルダ分けまでするのは、面倒だと思われるかなと思いますので
- 重要なメールには、星マークをつける
- 一旦、アーカイブする
という方法で十分だと思います。
私も、今は☆とアーカイブだけで上手くやっています。
あまり、きっちりしすぎなくてOKです。
毎日のスキマ時間にチェックしたり、毎週金曜日に確認するなど決めて自分のペースで整理されるといいと思います。
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