オフィス(職場)を片付けるメリットと片付け方のポイント 

こんにちは

熊本の整理収納アドバイザー ユミです。

 

先日、会社の事務所の片付けのご依頼を頂き整理収納サポートをさせて頂きました!!

動線も改善されて、スタッフ様にも、業務効率が上がったと感じると喜んでいただきました。

 

オフィスの片付けは、必要だと感じていても日々の業務が忙しく、ついつい後回しになってしまいがちです。

 

皆さんは、このように感じることはありませんか?

☑いつも、デスクが書類の山で、作業のスペースが狭い

☑必要な書類が見つからない。いつも書類を探している

☑仕事が捗らず、時間が掛かる

☑オフィスがごちゃごちゃしていて、落ち着かない

あるあるとうなずかれた方は、この記事を最後まで読んで頂けると、オフィス環境が整って、効率よく仕事ができ、業績も上がるヒントがわかります。

 


オフィスを片付けると〇〇が上がる!!

まず結論から言いますと、

オフィスを片付けると会社の業績が上がります

 

なぜ、片付けで業績が上がるのかというと、片付けることで社員ひとりひとりの仕事の効率が上がったり、快適に働ける環境が整うからです。

片付けるとメリットばかりなのです。

 

オフィス片付けのメリット

オフィスが整理され、置き場所を決めると

どこに何があるのか全員が把握できるようになります。

そのため

 

 

書類がすぐ見つかるようになる

整理収納がきちんとされていると、必要な書類がさっと取り出せるため、すぐに仕事に取り掛かることが出来ます。

 

探しものの時間が減る

今まで、書類や事務用品などを探していた無駄な時間が減ります。

その時間を、大事な業務のために使えるようになります。

 

トラブルを未然に防ぐことができる

デスクが整理されているため、書類の紛失などのトラブルが減ります。

紛失などが起こると、お客様への対応などに追われ、通常の業務が滞ってしまう場合もありますが、そのような事態を未然に防ぐことが出来ます。

 

会社のイメージアップに繋がる

スッキリ気持ちのいいオフィスは、お客様や取引業者様に好印象や信頼を得ることが出来ます。

反対に、散らかったオフィスは、お客様や取引業者様に不安を与えかねません。

また、整理されていると、お客様からの急な問い合わせなどにも、書類をすぐに確認できるため、素早く対応することができます。

 

社員様が快適に働くことができる

オフィスは毎日、長時間過ごす場所。

その大事な場所が、物が多く雑然としていると、無意識のうちにストレスが溜まり、疲れやすくなります。

 

オフィスをスッキリ気持ちのいい空間に整理することは、仕事のモチベーションがあがることに繋がっているのです。

また、気持ちよく働ける環境になることで、職場の雰囲気も良くなりコミュニケーショも取りやすくなります。

職場の雰囲気は、お客様などにも伝わりますので、「きっと働きやすいいい職場なんだな」と好印象に映ることと思います。

 

今、何かを買う時

「何を?(商品)」に加えて

「誰から(どこから)買うのか?」という点が重要視される時代になっていると感じます。

 

実際私も、

店員さんの感じが良いと必要以上に買いたくなってしまいます。

また、仕事を依頼するときには、社員さん達がいきいきと楽しそうに働かれている会社を自然と選んでしまいます。

 

社員さん達が快適に働ける職場というのは、お客様から見ても大きなポイントになるのではないでしょうか。

会社の片付けのポイント

1 オフィスにある書類・物は、私物ではなくて会社のものである

一番最初に、この認識を持っていただく事が大事です。

その上で書類や事務用品は、

出来るだけ個人のデスクで管理せず、共有の棚に保管しましょう。

 

そうすることで、「〇〇さん、□□の書類を貸して下さい」などのやりとりも不要になります。

 

2 一人で抱え込まない

自分が担当した書類は、自分一人で管理しないといけない気がして、抱え込みがちですが、現在作業途中の案件以外の書類は、手放して他のスタッフも誰でも見ることができるように、共有の棚に保管することがポイントです。

 

そうすることで、個人のデスクに収納するものが減り、片付けやすくなります。

スペースにゆとりができることで、すぐに必要な書類が見つかり、出し入れもしやすくなり快適に。

 

3 個人のデスクは最小限のものを

・現在作業途中の案件

・返事待ちの案件

・よく見返す自分用のマニュアル、資料、電話帳など

・よく使う文具を最小限

・自分専用のノート

・私物

・パソコン

などのみにして、持ち物を極力少なくすることが、デスクが散らからない秘訣です。

 

4 書類も物も情報も、みんなで共有

 

みんなで使う書類や事務用品は、共有の物として、置き場所をしっかり決めて周知することが大事です。

 

ラベルを貼って、誰でも分かるように収納しましょう。

全員が、閲覧して活用することが出来ます。

みんなで把握出来ていると、

急に、仕事を休んでも他の人が対応できるなど、メリットが多いです。

(作業中の書類は、デスク上に立てて置くと、他の人も探しやすくなります。他の方のデスクの引き出しは、開けづらいので。。。)

 

5 使用頻度に合わせて、置き場所を決める

使用頻度ごとに、まとめて収納すると、あちこち探し回ることがなくなります。

よく使う書類は、取り出しやすい場所に収納しましょう。

 

使用頻度の低い書類は、取り出しにくい場所で保管しましょう。

一定期間保管が必要で、見返すことがない書類などは、倉庫などでもいいと思います。

使わない書類こそ、必ず、大きく見出しをつけてすぐに何の書類なのかが分かるようにしておきましょう。

処分する時に、分かりやすい見出しにすることがポイントです。

 

 

 

まとめ

オフィス(職場)の片付けについて、お話しました。

職場にあるものは、会社のものということを意識して

・個人のデスクには物も書類も、今自分が使っているものだけを置く

・共有の書類や物は、全員が使いやすく共有の棚へ、置き場所を決める

・共有の物や書類は、全員が探せるように分かりやすい見出し、ラベルを

 

一人で、抱え込まないことで、お互いに理解しあえたり、協力の手を差し伸べやすくなり気持ちも軽くなって行くのではないでしょうか。

 

片付けは、業務の一つだと捉えて、

毎日5分でもいいので時間を確保して、整理してみて下さい。

 

社員様個人では解決できない、オフィス全体の片付けのことで、お困りの方はぜひご相談下さい。

 

Follow me!


コメントをお待ちしております♪